SOFOS 360

Sinds de jaren ’90 is GROS uitgegroeid tot een toonaangevende oplossing op het gebied van Chemicaliën Management.

Nu is er de opvolger:

Met alle functionaliteit van GROS en meer. Een groot verschil met GROS is echter dat SOFOS 360 een webapplicatie is. Dus geen installaties meer op een server; geen updates aanbrengen; geen uitrol van de applicaties naar de werkplek.

ITIS verzorgt de installatie en de updates. U hoeft alleen nog maar de browser op te starten en in te loggen.

Doelstelling

SOFOS 360 helpt u bij het creëren van een professionele chemicaliënregistratie binnen uw organisatie. Het ondersteunt u daardoor bij het verbeteren van uw KAM systeem, het voldoen aan ISO normeringen en bij het werken volgens GLP / GMP normeringen.

Omdat SOFOS 360 modulair is opgebouwd, kunt u het pakket volledig afstemmen op de behoefte van uw organisatie.

Bekijk zelf welke modules er zijn, en wat deze u bieden.

Algemeen

Standaard is SOFOS 360 voorzien van veel basisfunctionaliteit. Ongeacht welke modules u afneemt, deze functionaliteit staat altijd tot uw beschikking. Zo kunt u bijvoorbeeld:

  • zelf bepalen welke velden u wilt zien in de lijstweergaves. Uw voorkeuren worden bewaard zodat, ongeacht waar u inlogt, u altijd de gegevens ziet die u belangrijk vind.
  • gegevens filteren op basis van bepaalde kenmerken zodat u bijvoorbeeld aleen CMR stoffen ziet. Ook deze voorkeur wordt bewaard.
  • zelf kiezen of u het pakket wilt gebruiken in een weergave die vooral geschikt is voor tablets, of een weergave die optimaal functioneert op een vaste werkplek.
  • zelf bepalen in welke taal u werkt. Het pakket kan standaard gebruikt worden in 4 talen: Nederlands, Engels, Frans en Duits
  • zelf rapporten definiëren.
  • uitgebreid bepalen wie wat mag binnen SOFOS 360. U kunt rollen definiëren, medewerkers één of meerdere rollen geven, bepalen wie welke gegevens mag zien; wie mag wijzigen, enzovoorts.

De handleiding en helpfunctie van SOFOS 360 wordt online aangeboden, ofwel via een website. Zo is de handleiding altijd up-to-date en hoeft u deze niet te verspreiden onder uw medewerkers.

Stoffen

De basismodule van SOFOS 360 is de module Stoffen. In deze module worden de gegevens en eigenschappen van een stof vastgelegd conform de meest actuele REACH en GHS regelgeving. Met deze module kunnen tevens uw veiligheidsinformatiebladen, werkplekinstructiekaarten en etiketten volgens de eigen opmaak worden samengesteld en geëxporteerd in veel verschillende bestandsformaat.

Met behulp van de module Stoffen kunt u vragen beantwoorden als:

  • Wat voor stoffen zijn er in gebruik in de organisatie?
  • Welke kenmerken en risico’s hebben deze stoffen?
  • Wie maakt gebruik van welke gevaarlijke stoffen in de organisatie?

CMR registratie

Aanvullend op de module Stoffen kan met deze module een aanvullende registratie op medewerkers niveau worden bijgehouden voor wat betreft kankerverwekkende, mutagene en reprotoxische stoffen, conform ArboInformatieblad 6. Dit kunt u doen door processen vast te leggen binnen uw organisatie, en vervolgens aan te geven wie gedurende welke periode betrokken is geweest bij de diverse activiteiten binnen deze processen.

Met behulp van de module CMR kunt u vragen beantwoorden als:

  • Wie maakt gebruik van welke gevaarlijke stoffen in de organisatie?
  • Hoe lang en op welke manier maken deze medewerkers en afdelingen gebruik van deze gevaarlijke stoffen?
  • Aan welke hoeveelheden zijn medewerkers blootgesteld gedurende een bepaalde periode?

Brandveiligheid

Met de module Brandveiligheid kunt u de geografische kenmerken van uw organisatie vastleggen. Denk hierbij aan locaties, gebouwen, verdiepingen, ruimten en de kasten in de desbetreffende gebouwen. Aan ruimtelijke elementen worden de gegevens over gevaarlijke stoffen gekoppeld.

Zo wordt het mogelijk om per ruimte een register van gevaarlijke stoffen bij te houden. Deze registers zijn wettelijk verplicht en worden gevraagd door de controlerende instanties. Door middel van een overzichtelijke matrix krijgt u inzicht in (mogelijk) onverenigbare combinaties van bij elkaar opgeslagen stoffen, conform de PGS 15 richtlijn.

Deze module laat het verband zien tussen de afdelingen, de gebouwen, brandvoorziening en brand- en explosie-informatie van gevaarlijke stoffen en geeft hiermee antwoord op vragen als:

  • Waar bevinden de gevaarlijke stoffen zich in de organisatie (ruimteregister)?
  • Welke kenmerken hebben deze gebouwen/ ruimtes?
  • Hoeveel mag er maximaal per locatie per stof aanwezig zijn?
  • Wordt er bij de opslag voldaan aan de bepalingen uit PGS 15?

Databanken

Het invoeren en up-to-date houden van de stoffeninformatie is heel veel werk. SOFOS 360 biedt u de mogelijkheid om de informatie van verschillende stoffeninformatieleveranciers te importeren. Daardoor hoeft u deze stoffeninformatie dus niet zelf te onderhouden.

Met de stoffendatabank van BIG is het mogelijk om één of meer clusters van 1.000 stoffen aan te schaffen. Met een cluster kunt u een vrije keuze maken uit de volledige BIG databank, tot een maximum van 1.000 stoffen. Binnen het systeem wordt bijgehouden van hoeveel stoffen u de gegevens heeft geselecteerd. Is het aangeschafte cluster opgebruikt, dan kunt u deze simpel aanvullen met een nieuw cluster.
Ook andere databanken, zoals bijvoorbeeld de GoldFFX databank van Chemwatch en de Landelijke Databank Gevaarlijke Stoffen, die speciaal voor de gezondheidszorg is ontwikkeld, kunnen aan SOFOS 360 worden gekoppeld.

Oplevering

Augustus 2017

Preparaten

Het ‘handmatig’ berekenen van de juiste H- en P- zinnen van mengsels is een tijdrovende bezigheid maar de module Preparaten kan hierbij ondersteunen. Met deze module berekent u etiketinformatie voor zowel vaste, vloeibare en gasvormige mengsels als voor spuitbussen.

De Module Preparaten is geïntegreerd met de Module Stoffen en maakt gebruik van de veiligheidsinformatie die u daar heeft vastgelegd. Het uitvoeren van een berekening is daardoor heel eenvoudig. U selecteert simpelweg de stoffen die u in het mengsel heeft gebruikt, geeft aan in welke percentages deze aanwezig zijn en dan wordt het etiket voorzien van de juiste H- en P zinnen. Door de ingebouwde controlefunctie conform EU-GHS (CLP) 1272/2008, voert u altijd een correcte berekening uit.

Met behulp van de module Preparaten kunt u:

  • Snel de H- en P- zinnen bepalen van een preparaat
  • Bepalen welke kenmerken en risico’s deze mengsels hebben
  • Altijd correcte berekeningen uitvoeren, conform EU-GHS (CLP) 1272/2008
  • Een mengsel van mengsels maken

Oplevering

Augustus 2017

Voorraad

De module Voorraad maakt het u mogelijk een voorraadadministratie te voeren, waarbij u zowel chemicaliën als niet-chemicaliën kunt registreren. Ook gasflessen en artikelen onderhevig aan een datum, in verband met keuring en/of onderhoud, kunnen in deze module worden geregistreerd. Door aan elke verpakking een uniek nummer toe te kennen, kunt u haar volgen op haar weg door de organisatie.

Met behulp van de module Voorraad kunt u vragen beantwoorden als:

  • Hoeveel is er van elk artikel (stof) nog aanwezig in de organisatie?
  • Op welke plekken bevindt zich een bepaald artikel in de organisatie?
  • Wanneer zijn de artikelen (stoffen) de organisatie binnengekomen en hoe lang zijn ze nog houdbaar?
  • Hoeveel artikelen verbruikt een bepaalde afdeling/ gebruiker/ kostenplaats op jaarbasis?

Bestellingen

In combinatie met de module Voorraad kunt u de module Bestellingen gebruiken om tijdig de juiste hoeveelheden artikelen (chemicaliën en niet-chemicaliën) te bestellen. Met deze module beschikt u over de mogelijkheid automatisch besteladviezen te vervaardigen, die u daarna nog kunt wijzigen of aanvullen. Tevens kunt u bestelformulieren en signaallijsten van de te bestellen artikelen vervaardigen om het bestelproces nog gemakkelijker te maken.

Met de module Bestellingen kunt u onder meer de volgende vragen beantwoorden:

  • Hoeveel moeten we deze periode van elk artikel (stof) bestellen?
  • Bij welke leveranciers kunnen we deze artikelen inkopen?
  • Welke bestellingen zijn nog niet geleverd door een bepaalde leverancier?

Afval

Met de module Afval houdt u zicht op wat er met het afval binnen uw organisatie gebeurt. In de module Afval kan de verzamelde hoeveelheid afval worden geregistreerd, aan de hand van de door de overheid vastgestelde indeling (EURAL).

De procedurele afwikkeling van het afvoeren van de afvalstoffen, het meegeven aan de verwerker met gebruik van de juiste afvalstroomnummers en documenten alsmede de financiële afwikkeling zijn in deze module opgenomen.

De module Afval geeft antwoord op vragen als:

  • Welke afdelingen produceren welke soorten en hoeveelheden afval op jaarbasis?
  • Met welke verwerkers doen we zaken voor welke afvalstoffen met welke afvalstroomnummers?
  • Welk afval is waar aanwezig binnen de organisatie en in welke hoeveelheid?

Oplevering

Oktober 2017

Informatieportal

De module Informatieportal ontsluit de informatie van alle in SOFOS 360 vastgelegde stoffen voor uw medewerkers. Op een eenvoudige wijze wordt hiermee de stoffeninformatie getoond zonder dat uw medewerkers de gegevens kunnen wijzigen. De gebruiker heeft hierbij de keuze per stof een veiligheidsinformatieblad, werkplekinstructiekaart of andere documenten te bekijken.

U kunt hiermee onder andere:

  • stoffen opzoeken
  • via internet alle in de database aanwezige stoffen raadplegen
  • functiespecifieke documenten beschikbaar maken