gevaarlijke stoffen app voor registratie ipv Excel

Waarom gevaarlijke stoffen app beter werkt dan Excel?

Maakt men binnen uw bedrijf gebruik van gevaarlijke stoffen? Dan bent u wettelijk verplicht om te beschikken over een register van de gevaarlijke stoffen. Hierbij dient u inzichtelijk te hebben welke stoffen er (mogelijk) aanwezig zijn. En welke stoffen er kunnen ontstaan tijdens het werk. Vervolgens is het belangrijk om het register regelmatig te voorzien van updates. Om alle gegevens vast te leggen maken veel bedrijven gebruik van Excel. Bij een klein aantal stoffen werkt dat prima. Maar als men binnen een bedrijf gebruik van een groter aantal stoffen is het beter om hiervoor een gevaarlijke stoffen app te gebruiken. In dit artikel zes redenen waarom Excel niet (goed) werkt om het register gevaarlijke stoffen in bij te houden.

Altijd up-to-date met een gevaarlijke stoffen app

Het bijhouden van het register gevaarlijke stoffen in Excel kan behoorlijk veel tijd van u vragen. Denk hierbij aan het controleren van de stofinformatie op updates. Maar ook de controle op aanwezigheid van CMR-stoffen die vermeldt staan op de SZW-lijst. Ook veel tijd kwijt aan het bijhouden van het register gevaarlijke stoffen in Excel? Dan is het tijd om gebruik te maken van een gevaarlijke stoffen app. Met SOFOS 360 of Chemwatch van ITIS beschikt u altijd over actuele stofinformatie. Ook kunt u binnen een paar seconden het register automatisch controleren op aanwezigheid van stoffen die voorkomen op bijvoorbeeld de SZW-lijst. Voor stoffen op de SZW-lijst geldt namelijk een aanvullende registratie- en vervangingsplicht.

Back-up

Het register van de gevaarlijke stoffen is onvindbaar. Of het bestand is door een collega onherstelbaar beschadigd. En dan? Wanneer het register gevuld is met een klein aantal stoffen is dit vervelend, maar binnen korte tijd weer aangemaakt. Hoe anders is deze situatie wanneer men binnen het bedrijf gebruik maakt van een paar honderd of meer dan duizend stoffen? Door gebruik te maken van een gevaarlijke stoffen app hebben u en uw collega’s altijd toegang tot het register. Heeft u onbedoeld iets gewijzigd of verwijderd? Of is een collega iets te enthousiast geweest met het invoeren van foutieve gegevens? Dan kunnen wij een gemaakte back up terugzetten. In Chemwatch kunt u bijvoorbeeld altijd verwijderde items terugvinden. En in SOFOS 360 kunt u altijd zien wanneer iets is gewijzigd en door welke gebruiker. Handig toch?

Deelbaarheid

Een Excel bestand is moeilijker te delen met andere collega’s op de werkvloer. Tevens kan het Excel bestand vaak maar door één collega tegelijkertijd bewerkt worden. Ook gebeurd het regelmatig dat collega’s het gedeelde Excel bestand lokaal opslaan om vervolgens verder te bewerken. Het gevolg is dat men binnen het bedrijf werkt met verschillende versies. Met een gevaarlijke stoffen app weet u zeker dat iedereen werkt met dezelfde informatie. Ook is het gemakkelijk om belangrijke informatie op een laagdrempelige manier te delen met de collega’s op de werkvloer. Past een collega toch iets aan? Dan kunt u direct achterhalen door wie de aanpassing is gedaan en wat de reden daarvan is.

Efficiënter werken met een gevaarlijke stoffen app

De stofinformatie mag niet ouder zijn dan 2-5 jaar. En het is ook verplicht om het register tweemaal per jaar te controleren op aanwezigheid van CMR- stoffen en Zeer Zorgwekkende Stoffen. Het bijhouden van het gevaarlijke stoffen register in Excel kost veel tijd. Door gebruikt te maken van een gevaarlijke stoffen app beschikt u altijd over up-to-date stofinformatie. Is er sprake van een nieuwe SZW-lijst? Met de applicaties Chemwatch en SOFOS 360 kunt u met één druk op de knop achterhalen of een stof voorkomt op diverse lijsten. Dat geldt ook wanneer de overheid een nieuwe versie publiceerd van een bepaalde lijst. Hierdoor bent u minder tijd kwijt aan het bijhouden van het register gevaarlijke stoffen. Dat geeft u de mogelijkheid om vaker op de werkvloer aanwezig te zijn op zo de veiligheid te verhogen.

Werkplekinstructiekaarten, rapportages etc.

Waar gewerkt wordt met gevaarlijke stoffen maakt men vaak gebruik van werkplekinstructiekaarten (WIK). Reden hiervoor is dat een Safety Data Sheet (SDS) vaak bestaat uit meerdere pagina’s en hierdoor lastig te lezen is. Meestal kiest men er dan ook voor om het SDS te vertalen naar een WIK. Bij een gevaarlijke stoffen app kan men vaak automatisch een WIK genereren op basis van de (ingevoerde) stofinformatie. Maakt u gebruik van Excel? Dan wordt de WIK vaak handmatig opgemaakt in bijvoorbeeld Microsoft Word. Ook biedt een gevaarlijke stoffen app vaak meer rapportage mogelijkheden dan wanneer u gebruik maakt van Excel.

Gevaarlijke stoffen app vaak goedkoper dan Excel

Na het ontvangen van een offerte kijkt men vaak alleen naar de jaarlijkse kosten en niet naar wat het oplevert. Zelf het register van de gevaarlijke stoffen bijhouden in Excel kost veel tijd en indirect dus ook geld. Daarnaast kunt u de tijd die nodig is om alles bij te houden niet gebruiken om aanwezig te zijn op de werkvloer. Meer weten over de mogelijkheden voor uw bedrijf? Neem dan contact met ons op via info@itis.nl. U kunt natuurlijk ook direct contact opnemen met Wesley Jacobs of Geoffrey de Vlaam via telefoonnummer 088 – 80 40 000.