Via menuitem “Ga naar - Databank derden” is het scherm “Vervangen stofgegevens” op te starten. Met behulp van dit scherm kan van één of meer stoffen van een bepaalde afkomst (SOFOS, BIG, ChemWatch enz.) de stofgegevens worden vervangen door de gegevens van dezelfde stof uit een andere databank. De koppeling naar de andere onderdelen van SOFOS (afdeling, persoon, artikel enz.) blijven ongewijzigd.

Bron: u kunt alleen kiezen uit de databanken waarvoor een licentie is afgesloten én waarvan het maximaal aantal af te nemen stoffen nog niet is bereikt.

• Vul het veld "Van bron" in.
• Vul het veld "Naar bron" in.

Na het invullen van deze beide velden worden automatisch alle stoffen geselecteerd die een afkomst hebben gelijk aan de “Van bron”-afkomst.

Nadat het veld “Naar bron” is ingevuld wordt aan de hand van de licentie en de reeds aanwezige stoffen het maximaal aantal nog over te nemen stoffen bepaald. Dit aantal wordt ook ingevuld in het veld “Maximaal aantal stoffen” en geeft aan hoeveel stoffen maximaal vervangen mogen worden. U kan dit veld aanpassen.

Eventueel kunt u aangeven of een stof is gebruikt na een bepaalde datum. Ook kunt u uit de lijst één stof selecteren die u wilt omzetten.

Vervolgens geeft u aan hoeveel stoffen per u wilt lezen. Dit is handig omdat het lezen van stoffen o.b.v. een waarde in 'Gebruikt na' in sommige gevallen erg lang kan duren. Er wordt dan gekeken naar de laatste mutatiesdata van de stof, eventuele artikelen die aan de stof gekoppeld zijn en eventuele potten die aan de gekoppelde artikelen zijn gekoppeld. Een beperkt aantal maximaal te lezen stoffen zal dan de tijd verkorten totdat u kan beginnen met het vervangen van de stofgegevens.

Via de knop 'Lees stoffen' wordt het opgegeven aantal stoffen gelezen o.b.v. de ingegeven criteria. In het veld 'Aantal gefilterde stoffen' ziet u het aantal stoffen dat u al een keer gelezen heeft en niet heeft omgezet. Deze stoffen zullen de volgende keer dat op de knop 'Zoek stoffen' klikt niet meer gelezen worden. Hiermee wordt voorkomen dat een stof die u niet wil of kan omzetten elke keer opnieuw gelezen wordt wanneer u op verschillende momenten de functie 'Vervangen stofgegevens' uitvoert. Naast het veld vindt u de knop 'Gefilterde stoffen resetten' waarmee de eerder gefilterde stoffen weer beschikbaar komen om gelezen te worden via de functie 'Lees stoffen'.

Nadat alle gegevens zijn ingevuld selecteert u de stoffen in het overzicht “Te verwerken” die u wilt vervangen. Van deze stoffen zal nu bepaald moeten worden wat de overeenkomstige stof in de “Naar bron”- database is. Omdat dit een langdurig proces kan zijn wordt dit niet automatisch uitgevoerd en moet u dit handmatig opstarten. U doet dit m.b.v. de knop “Stofinformatie ophalen”. Hiermee worden in één keer voor alle geselecteerde stoffen de mogelijke bijbehorende stof(fen) opgezocht. Via de knop "Verbinden" in het overzicht kan dit ook voor individuele stoffen.

Het kan voorkomen dat een stof van afkomst X gekopieerd of omgezet is naar een SOFOS-stof. Wanneer u die SOFOS-stof vervolgens weer wilt omzetten naar een stof met afkomst X, dan raakt u alle eventuele aanpassingen kwijt die u in de SOFOS-stof heeft doorgevoerd. Om dit te voorkomen dient u dit nog extra te bevestigen m.b.v. de knop 'Forceren'.

Na klikken op de knop 'Stofinformatie ophalen' zal SOFOS zal vervolgens van elke geselecteerde stof de overeenkomstige stof in de “Naar bron”-database opzoeken. In eerste instantie op CAS-nummer en eventueel later o.b.v. naam. Als dit zoekproces precies één resultaat oplevert wordt deze gevonden stof gekoppeld aan de te verwerken stof en wordt de status van de te verwerken stof op 'Kan vervangen worden'.

Als geen of meerdere stoffen worden gevonden (de status is 'Moet nog gekoppeld worden') dan kan de stof handmatig gekoppeld worden via de knop “Zoeken”. Reeds gekoppelde stoffen kunnen ook via deze knop aan een andere stof gekoppeld worden.

Na het klikken op de knop “Verbinden” wordt het scherm “Stof zoeken t.b.v. vervangen van de stof” opgestart en kan een stof uit de externe databank worden gezocht op naam of CAS-nummer. Het zoeken start u m.b.v. de knop 'Zoek stof'. De gevonden stoffen worden getoond in het overzicht. De gewenste stof kunt u aanvinken en na sluiten van het scherm zal de stof worden gekoppeld aan de te vervangen stof.

Nadat een stof gekoppeld is kan m.b.v. de knop “Geselecteerde stoffen verwerken” de gegevens van de geselecteerde stoffen worden vervangen door de gegevens van de gekoppelde stoffen.

Alleen de stofgegevens zullen worden vervangen. De gegevens naar andere onderdelen blijven ongewijzigd.