In dit scherm kunt u de gegevens van bestaande documenten wijzigen. Het toevoegen van nieuwe documenten kan niet via dit scherm maar gaat op de plaats waar u documenten kan koppelen aan elementen in SOFOS360. Bijvoorbeeld: stoffen, medewerkers of bedrijven.

Naast de voor de hand liggende velden zoals naam, beschrijving en taal vindt u op dit scherm nog een aantal andere velden die het vermelden  waard zijn. Ten eerste is dat het veld 'Directe koppeling'. Dit veld bevat het adres waarmee u het document direct kan benaderen zonder dat u hoeft in te loggen in SOFOS360. Deze directe koppeling kan u bijvoorbeeld gebruiken op uw intranet om een koppeling te leggen naar een document in SOFOS360.

Wanneer u een nieuw fysiek document wil koppelen dan doet u dat via het veld 'Bestand'. Door te klikken op het potloodje kan u het nieuwe bestand kiezen die vervolgens automatisch zal worden opgenomen in SOFOS360.

Verder kan u van het document informatie opslaan die betrekking heeft op versiebeheer van het document. Zo kan u m.b.v. het veld 'Definitief' (en het bijbehorende datumveld) aangeven of het document vrijgegeven is voor de rest van de organisatie. Verder kan u van het document het versienummer (inclusief de versiedatum) vastleggen en kan u aangeven wanneer het document vervalt en mogelijk vervangen moet worden door een nieuwe versie. Dit moment kan u ook weer laten agenderen. In de standaardinstellingen (Mijn gegevens) kan u aangeven of u een melding wil krijgen wanneer een document binnen 30 zal vervallen. Middels een groen schildje rechtsboven of een popuscherm wordt u daar dan van op de hoogte gebracht.

Via het veld 'Dossier' kan u het document in een dossier plaatsen. Dit dossier kan u zelf aanmaken via het menupunt 'Instellingen-Algemeen-Documenten-Dossier'. Een vergelijkbare functie is het koppelen van bepaalde documenteneigenschappen aan het document. Deze eigenschappen kunt u ook zelf aanmaken en via het menupunt 'Instellingen-Algemeen-Document-Documenteigenschap'. Aldaar kan u ook een overzicht krijgen van alle documenten die aan een bepaalde eigenschap gekoppeld zijn. Via het tabblad 'Eigenschappen' in een document kan u meerdere eigenschappen aan het document koppelen.

Tot slot kan u via het vinkveld 'Vervallen' aangeven of een document is vervallen. Het document zal niet meer getoond worden bij de gekoppelde elementen.

Op het tabblad 'Gekoppeld aan' ziet u aan welke elementen binnen SOFOS360 het document is gekoppeld. Het daadwerkelijk koppelen kan niet op deze plek maar moet bij de verschillende elementen waaraan een document gekoppeld kan worden gebeuren.