In dit scherm kunt u de gegevens van bestaande documenten wijzigen. Het toevoegen van nieuwe documenten kan niet via dit scherm maar gaat op de plaats waar u documenten kan koppelen aan elementen in SOFOS360. Bijvoorbeeld: stoffen, medewerkers of bedrijven.

Naast de voor de hand liggende velden zoals naam, beschrijving en taal vindt u op dit scherm nog een aantal andere velden die het vermelden  waard zijn. Ten eerste is dat het veld 'Directe koppeling'. Dit veld bevat het adres waarmee u het document direct kan benaderen zonder dat u hoeft in te loggen in SOFOS360. Deze directe koppeling kan u bijvoorbeeld gebruiken op uw intranet om een koppeling te leggen naar een document in SOFOS360.

Wanneer u een nieuw fysiek document wil koppelen dan doet u dat via het veld 'Bestand'. Door te klikken op het potloodje kan u het nieuwe bestand kiezen die vervolgens automatisch zal worden opgenomen in SOFOS360.

Verder kan u van het document informatie opslaan die betrekking heeft op versiebeheer van het document. Zo kan u m.b.v. het veld 'Definitief' (en het bijbehorende datumveld) aangeven of het document vrijgegeven is voor de rest van de organisatie. Verder kan u van het document het versienummer (inclusief de versiedatum) vastleggen en kan u aangeven wanneer het document vervalt en mogelijk vervangen moet worden door een nieuwe versie. Dit moment kan u ook weer laten agenderen. In de standaardinstellingen (Mijn gegevens) kan u aangeven of u een melding wil krijgen wanneer een document binnen 30 zal vervallen. Middels een groen schildje rechtsboven of een popuscherm wordt u daar dan van op de hoogte gebracht.

Via het veld 'Dossier' kan u het document in een dossier plaatsen. Dit dossier kan u zelf aanmaken via het menupunt 'Instellingen-Algemeen-Documenten-Dossier'. Een vergelijkbare functie is het koppelen van bepaalde documenteneigenschappen aan het document. Deze eigenschappen kunt u ook zelf aanmaken en via het menupunt 'Instellingen-Algemeen-Document-Documenteigenschap'. Aldaar kan u ook een overzicht krijgen van alle documenten die aan een bepaalde eigenschap gekoppeld zijn. Via het tabblad 'Eigenschappen' in een document kan u meerdere eigenschappen aan het document koppelen.

Via het vinkveld 'In informatieportal tonen' kunt u aangeven of dit document standaard in het informatieportal getoond moet worden wanneer het gekoppeld wordt aan een stof. Tijdens het daadwerkelijk koppelen aan een stof kunt u er nog voor kiezen om het document bij deze stof niet te tonen op het informatieportal.

Tot slot kan u via het vinkveld 'Vervallen' aangeven of een document is vervallen. Het document zal niet meer getoond worden bij de gekoppelde elementen.

Op het tabblad 'Gekoppeld aan' ziet u aan welke elementen binnen SOFOS360 het document is gekoppeld. Het daadwerkelijk koppelen kan niet op deze plek maar moet bij de verschillende elementen waaraan een document gekoppeld kan worden gebeuren. Per regel ziet u ook of het document bij het gekoppelde element op het informatieportal getoond moet worden. Op dit moment worden alleen aan een stof gekoppelde documenten getoond op het informatieportal. Via de knop 'Tonen aan-/uitzetten' boven het overzicht 'Gekoppeld aan' kan bij geselecteerde regels het 'tonen op het informatieportal'-vinkveld aan- of uitgezet worden. Zoals eerder aangegeven geldt dit momenteel alleen voor aan stoffen gekoppelde documenten.