Een bestelverzoek is altijd voor één artikel (van één leverancier) en bestaat uit één of meerdere bestelverzoekregels die kunnen worden gekoppeld aan een ruimte, kostenplaats, medewerker of project.

• Een bestelverzoekregel die nog niet in een bestelling is opgenomen, kan verwijderd worden. Een verwijderd verzoek verdwijnt volledig uit SOFOS 360®.
• Een bestelverzoekregel die wel al in een bestelling is opgenomen (status is niet gelijk aan “Te bestellen”) kan handmatig geannuleerd worden. Dit betekent dat het bestelverzoek verder genegeerd zal worden.

Als het verzoek reeds in een bestelling is opgenomen die al is verstuurd naar een leverancier, zal bij het ontvangen van de bestelling het overschot aan artikelen in het magazijn worden geplaatst.

Van een enkel bestelverzoek kan een bestelling worden gemaakt (tijdens het maken van een bestelling kunnen echter wel meerdere bestelverzoeken voor artikelen van dezelfde leverancier worden gekozen). Wanneer van een bestelverzoek een bestelling is gemaakt verdwijnt deze van de lijst met openstaande bestelverzoeken en krijgt de status “verwerkt”. Door het filter in te stellen op “Alles” is het zojuist verwerkte bestelverzoek weer terug te vinden.

Een verwerkt bestelverzoek kan niet verwijderd worden. Wanneer de gekoppelde bestelling wordt geannuleerd of verwijderd dan wordt het bestelverzoek weer als “niet verwerkt” aangemerkt.  Daarna kan het verzoek eventueel wel verwijderd worden.

Een bestelverzoek toont:

• De minimale en maximale voorraad van het artikel.
• Het totaal aantal te bestellen artikelen voor het actuele bestelverzoek.
• Het totaal aantal nog te ontvangen artikelen (exclusief het aantal van het actuele bestelverzoek).
• Het aantal artikelen in voorraad (potten met de status in voorraad)
• Het totaal aantal artikelen in voorraad als alle bestellingen zijn ontvangen (=alle artikelen in voorraad + gewenst aantal artikelen van actuele bestelverzoek + totaal aantal bestelde artikelen van andere bestelverzoeken).

Een bestelverzoekregel kan ook een automatisch bestelverzoek zijn. In dat geval is in de gebruikersinstellingen aangegeven dat automatisch een bestelverzoek moet worden aangemaakt en is bij de uitgifte van één of meerdere potten met het artikel de minimale voorraad bereikt. In dat geval wordt een automatisch bestelverzoek aangemaakt om de voorraad weer aan te vullen tot aan de minimale voorraad.