SOFOS 360
Artikel
Met behulp van dit scherm is het mogelijk om een artikel te maken, te bekijken of te muteren.
Er zijn verschillende type artikelen:
Bij een artikel zijn twee velden verplicht: de leverancier en de eenheid van het artikel. Wanneer een leverancier niet gevonden kan worden kan deze via 'Instellingen - Eigen organisatie - Andere bedrijven - bedrijf' worden toegevoegd (Ander bedrijf en bedrijfsrol aanmaken'). Om te zorgen dat een bedrijf zichtbaar wordt als mogelijke leverancier van een artikel zal het bedrijf de rol 'Leverancier' of 'Fabrikant' moeten hebben. Bij een artikel kan ook de fabrikant worden vastgelegd.
Bij een chemische stof is het veld 'stof' (Stof) verplicht. Bij een gas cilinder moet bij een pot het cilindernummer worden vastgelegd.
Bij een artikel kan in vier talen een beschrijving, opmerking of instructie worden opgegeven. Ook kan een document aan een artikel worden gekoppeld.
Bij een artikel kan een prijs worden vastgelegd. De prijs bestaat uit een basisprijs per eenheid (liter of grammen) en eventueel een toeslag of een korting.
Bij een artikel kan verder een ruimte voor de voorraad worden opgegeven. Deze ruimte wordt standaard gevuld als de ruimte van de pot indien een artikel wordt ontvangen t.b.v. het magazijn.
Bij een artikel kan ook een ruimtebeperking worden opgegeven. Indien dit veld is ingevuld dan is het artikel alleen zichtbaar wanneer in de gegevens van de ingelogde gebruiker (Gebruiker) het vinkje "Respecteer ruimte-autorisatie voor gekoppelde elementen" uit staat. Wanneer het vinkje aan staat, is het artikel alleen zichtbaar als de ingelogde gebruiker recht heeft om de ingevulde ruimte te lezen en/of te schrijven. Hetzelfde geldt voor kostenplaatsen of projecten waar een ruimte beperking is ingevuld. Op deze manier kunt u artikelen die alleen toegankelijk zijn voor gebruikers van een bepaalde ruimte, kostenplaats of project afschermen voor de andere gebruikers. Eventuele potten die zijn gevuld met het artikel, zullen voor een gebruiker ook niet zichtbaar zijn als het artikel zelf voor deze gebruiker niet zichtbaar is.
Een bulkartikel is een artikel dat bestaat uit verschillende verpakkingen. Denk hierbij aan een doos met flessen. Bij een bulkartikel kan worden aangegeven uit hoeveel delen (verpakkingen) het artikel bestaat. Het is niet verplicht om bij een artikel het aantal artikelen of de hoeveelheid vast te leggen. Alleen het veld 'eenheid' is verplicht om hetzelfde artikelen met verschillende hoeveelheden toch als één artikel in overzichten te kunnen tonen. Indien u de aantallen of hoeveelheden wel invult dan worden deze gegevens bij het maken van een pot overgenomen. Ze kunnen dan nog wel worden overschreven.
Het kan voorkomen dat als 1) het vinkje "Respecteer ruimte-autorisatie voor gekoppelde elementen is uit gevinkt bij de instellingen van de gebruiker én 2) een bepaald artikel een ruimte beperking heeft, deze gebruiker geen ruimte zal zien bij het openen van dit artikel. Deze ruimte staat dan wel ingevuld, maar omdat de gebruiker de ruimte niet mag lezen zal SOFOS 360® deze ruimte ook niet tonen. Om te voorkomen dat de gebruiker het 'lege' ruimte beperking-veld zal aanpassen zal SOFOS 360® in die gevallen het veld inactiveren. Het veld kan daardoor niet aangepast worden door deze gebruiker.
Via de actie 'Toon rapport' kunt u een SDS of WIK oproepen van de aan het huidige artikel gekoppelde stof.
Vanuit dit scherm kunnen verschillende processen worden opgestart. Wanneer na selectie van een artikel een actie inactief blijft dan is de actie niet te gebruiken bij het gekozen artikel (bijvoorbeeld omdat er geen potten zijn uitgegeven bij de actie 'Terug naar magazijn').
Indien u een voorraadadministratie voert o.b.v. potten dan kunt u een Artikel ontvangen, Artikel herprijzen (met terugwerkende kracht) of Kopieer artikel opstarten.
Indien u een zogenaamde anonieme voorraadadministratie voert dan kunt u de volgende acties uitvoeren: Uitgifte artikel, Artikel ontvangen, Artikel terug naar magazijn en Artikel verbruiken.
Daarnaast heeft u dan ook de mogelijkheid om een zogenaamd 'EAN/GTIN nummer' vast te leggen bij het artikel. Dit nummer is het nummer dat de leverancier aan het product heeft gegeven en is over het algemeen het nummer dat u krijgt wanneer u de leveranciersbarcode op het product scant. Dit nummer wordt gebruikt in het scanprogramma om artikelen te kunnen identificeren.
Let op!
Vanaf 1 januari 2025 is het wettelijk verplicht om op etiketten van producten met een fysische en/of gezondheidsclassificatie een UFI-code te vermelden. UFI staat voor "Unique Formula Identifier" en maakt het mogelijk om een artikel terug te leiden tot een specifiek product van een specifieke leverancier. Het nummer stelt de hulpverlener in een gifcentrum in staat om bij een calamiteit het juiste advies te geven.
Het UFI-code kan in SOFOS worden ingevoerd op het Artikelen-scherm en is te vinden naast het veld 'EAN/GTIN-NUMMER'.
