Via dit scherm kan een scanbestand met acties worden ingelezen en direct worden verwerkt zonder tussenschermen (dit i.t.t. Scannerbestand verwerken). Voordeel hiervan is dat het scanbestand in één keer kan worden verwerkt wat een stuk sneller is dan wanneer u voor elke actie een scherm moet invullen. Dit is dan direct ook weer het nadeel. Van de verwerkte potten worden nu alleen de gegevens ingevuld die in het scanbestand zijn aangegeven (de eventuele nieuwe ruimte en de eventuele nieuwe medewerker). Het is via deze functie dus niet mogelijk om bijvoorbeeld de inhoud van de pot aan te passen of een eventuele kostenplaasts of project in te vullen.

De volgende acties kunnen met behulp van een scanbestand worden uitgevoerd:

• Uitgifte
• Verbruiken
• Terug naar magazijn
• Terug naar leverancier
• Verplaatsen
• Controleer voorraad in ruimte

De lay-out van het bestand kan worden beschreven via het menupunt “Lay-out regels bestand”. Uit te voeren acties worden in het scanbestand aangegeven met zogenaamde actiecodes. De vertaling van een actiecode in het scanbestand naar een actie in SOFOS360 wordt vastgelegd via het menupunt “Scanner Actiecodes”.

In tegenstelling tot de functie Scannerbestand verwerken kan met deze functie wel een scannerbestand verwerkt worden waarbij voor één pot meerdere acties zijn gescand (bijvoorbeeld: pot 1 uitgeven en ook weer innemen). Ook is het met deze functie mogelijk om potten, ruimtes en medewerkers te scanner zonder zogenaamde prefix. Deze prefix geeft normaal gesproken aan wat het gescande nummer betekent en wordt gedefinieerd in de scan-bestand lay-out. Als echter een nummer wordt gescand zonder prefix dan zal SOFOS360 proberen te bepalen wat het gescande nummer zonder prefix zou kunnen zijn. Hierbij gelden echter altijd de volgende eisen aan het gescande bestand.

1. Als eerste moet altijd een actiecode worden gescand.
2. Als er nog geen ruimte is gescand dan moet het eerste getal zonder prefix na de actiecode altijd een ruimtenummer zijn.
3. Wanneer een actiecode wordt gescand worden de eerder gescande ruimte en medewerkernummers leeg gemaakt en gelden de regels vanaf nummer 2.

Wanneer een nummer zonder prefix wordt gescand en de ruimte is nog niet bekend dan zal het gescande nummer als ruimte worden geïnterpreteerd (regel 2). Als de ruimte bekend is zal SOFOS360 uitzoeken of het om een pot of een medewerker gaat. De pot wordt gezocht via het potnummer, de medewerker wordt gezocht via het medewerkernummer. Indien één van beide voldoet dan wordt die gekozen. Indien beide of geen van beide voldoet dan wordt dit in het scanresultaat aangegeven en kan de actie (nog) niet worden uitgevoerd.

Om een scan te kunnen verwerken vult u de plaats van het scanbestand in en de te gebruiken bestandslay-out. Nadat beide velden zijn ingevuld wordt het scanbestand automatisch ingelezen en geanalyseerd. Het resultaat van de inlees- en analyse-actie ziet u in het overzicht op het tabblad 'Acties'. In dit overzicht ziet u of een actie op een pot uitgevoerd kan worden en zo niet, waarom niet. Eventueel kunt u een actie-regel wijzigen door op het potloodje te klikken en aanvullen indien noodzakelijke gegevens missen. Na opslaan van de gewijzigde actie-regel wordt de regel actie gecontroleerd.

Via de knop “Verwerk potten” wordt de verwerking van alle goedgekeurde acties gestart.

Bij de correct verwerkte potten wordt het vinkje 'Verwerkt' aangevinkt en kunt u de actie niet meer wijzigen. Indien u in Mijn gegevens op het tabblad 'Bestelinstellingen' hebt aangegeven dat automatisch een bestelverzoek gemaakt moet worden én bij het uitgeven van een pot wordt de bij het artikel aangegeven minimale voorraadgrens overschreden dan wordt automatisch een bestelverzoek aangemaakt voor de artikel van de uitgegeven pot. Het resultaat van het aanmaken van het bestelverzoek wordt in het veld 'Bestelresultaat' van de verwerkte actie getoond.

Wanneer in het scanbestand een voorraadcontrole is opgenomen dan wordt het resultaat van deze controle getoond op het tabblad 'Voorraadcontrole'.

Via de knop 'Print etiket' wordt van de potten die zijn uitgegeven, ingenomen of verplaatst een etiket afgedrukt. Hierbij wordt de situatie pot gebruikt zoals deze is na de laatste verwerking van het scanbestand. Welke etiketdefinitie u wil gebruiken bij het afdrukken kunt u aangeven in het veld 'Etiket'.