De basismodule van SOFOS 360 is de module stoffen. In deze module worden alle gegevens en eigenschappen van een stof vastgelegd conform de meest actuele REACH en GHS regelgeving. Het is mogelijk om op basis van de ingevoerde stoffeninformatie automatisch een veiligheidsinformatieblad, werkplekinstructiekaart of etiket te genereren. Ook kan alle informatie eenvoudig geëxporteerd worden naar verschillende bestandsformaten, bijvoorbeeld Excel

Met behulp van de module stoffen is het mogelijk vragen te beantwoorden als:

• Welke stoffen zijn er binnen de organisatie in gebruik?
• Welke kenmerken en risico’s hebben deze stoffen?
• Wie maakt gebruik van welke gevaarlijke stoffen in de organisatie?
• Welke stoffen hebben een CMR of ZZS classificatie in Nederland?

Voor stoffen met een CMR classificatie in Nederland geldt een aanvullende registratieplicht op medewerkersniveau. In deze module is het mogelijk om processen en de administratie op medewerkersniveau vast te leggen conform de Arbowet.

Met behulp van de module CMR registratie is het mogelijk om vragen te beantwoorden als:

• Welke medewerker / afdelingen maken gebruik van welke CMR stoffen
• In welke mate worden medewerkers blootgesteld aan CMR stoffen
• Aan welke hoeveelheden zijn medewerkers blootgesteld aan CMR stoffen gedurende een bepaalde periode?

Het is wettelijk verplicht om een registratie bij te houden over waar stoffen gebruikt worden en waar deze liggen opgeslagen. Dat is opgenomen in de PGS 15 richtlijn. Met de module brandveiligheid is het mogelijk om de geografische kenmerken van de organisatie vast te leggen. Denk hierbij aan het vastleggen van locaties, gebouwen, ruimten en kasten. In een overzichtelijke matrix krijgt de organisatie inzicht in (mogelijk) onverenigbare combinaties van de opgeslagen gevaarlijke stoffen.

Met behulp van de module brandveiligheid is het mogelijk om antwoord te geven op vragen als:

• Waar bevinden de gevaarlijke stoffen zich binnen de organisatie?
• Welke (geografische) kenmerken hebben deze gebouwen en ruimtes?
• Hoeveel mag er maximaal per locatie per stof aanwezig zijn?
• Wat is de maximale voorraad PGS 15 van een stof per locatie?

De werkgever is wettelijk verplicht om te zorgen voor een goede bescherming van de gezondheid en veiligheid van de werknemer. Dat is opgenomen in Artikel 4.1.b van het Arbeidsomstandighedenbesluit. Het is dan ook wettelijk verplicht om er als werkgever voor te zorgen dat de medewerkers beschikken over actuele- en gevalideerde gegevens van stoffen en mengsels. Het invoeren en bijhouden van de stoffeninformatie kan behoorlijk arbeidsintensief zijn. Met SOFOS 360 hebben organisaties de mogelijkheid om grote hoeveelheden informatie over gevaarlijke stoffen en leveranciers te importeren. Door gebruik te maken van de stoffendatabank BIG zijn organisaties altijd verzekerd van gevalideerde- en actuele stoffeninformatie. Naast de BIG databank zijn er ook koppelingen mogelijk met de Algemene Ziekenhuizen Databank en de databank van het internationale Chemwatch.

Het handmatig berekenen van de juiste gevarenklassen, H- zinnen, P-zinnen, GHS pictogrammen en de Arbo pictogrammen wordt door veel organisatie omschreven als arbeidsintensief. Door gebruik te maken van de geïntegreerde CLP module is het mogelijk om snel en eenvoudig van alle (handmatig) ingevoerde stoffeninformatie een mengselberekening te maken. Door de ingebouwde controlefunctie conform EU-GHS (CLP) 1272/2008 voert men altijd een correcte berekening uit.

Met behulp van de CLP modulen is het mogelijk om:

• Snel inzicht te verkrijgen in de gevarenklassen (milieu en gezondheid) van een mengsel
• In korte tijd inzicht te krijgen in de bijbehorende H- en P-zinnen van een mengsel
• Snel de kenmerken en risico’s van een mengsel te bepalen
• Altijd een correcte berekening uit te voeren, conform EU-GHS (CLP) 1272/2008
• Een mengselberekening van mengsels te maken

De module Voorraad maakt het mogelijk om een voorraadadministratie van de chemicaliën binnen de organisatie bij te houden. Het is in deze module mogelijk om voorraad van zowel chemicaliën als niet-chemicaliën te registreren. Ook gasflessen en andere artikelen onderhevig aan een datum, in verband met keuring en/of onderhoud kunnen in deze module worden geregistreerd. Door aan elke pot en verpakking een uniek nummer toe te kennen is het mogelijk om de weg van een item binnen de organisatie te volgen. Is het hebben van een koppeling met bijvoorbeeld SAP gewenst? Ook dat is mogelijk!

Met behulp van de module Voorraad is het mogelijk om vragen te beantwoorden als:

• Medewerkers op een snelle manier toegang te geven tot informatie over de gevaarlijke stoffen en mengsels binnen de organisatie
• Op een laagdrempelige manier veiligheidsinformatiebladen (VIB) en werkplekinstructiekaarten (WIK) of andere documenten te raadplegen
• In één oogopslag de medewerkers informeren welke stoffen een CMR of ZZS classificatie hebben
• Snel inzichtelijk te maken op welke plekken een stof wordt gebruikt binnen de organisatie

De module bestellingen kan gebruikt worden in combinatie met voorraadmodule. Met deze module is het mogelijk om tijdig de juiste hoeveelheden van (niet) chemicaliën te bestellen. Ook is het mogelijk om automatisch bestelverzoeken te vervaardigen welke achteraf nog gewijzigd of aangevuld kunnen worden. Om het bestelproces gemakkelijker te maken is het mogelijk om bestelformulieren en signaallijsten te genereren.

Met de module Bestellingen is het mogelijk om onderstaande vragen te beantwoorden:

• Welke artikelen (stoffen) moeten wij deze periode bestellen?
• Bij welke leveranciers kunnen we deze artikelen (stoffen) inkopen?
• Welke bestellingen zijn er nog niet geleverd door een bepaalde leverancier?

Met de module afval krijgt men zicht op wat er met het afval van chemicaliën binnen de organisatie gebeurt. In deze module kan de verzamelde hoeveelheid afval worden geregistreerd, aan de hand van de door de overheid vastgestelde indeling (EURAL). De procedurele afwikkeling van het afvoeren van de afvalstoffen, het meegeven aan de verwerker met gebruik van de juiste afvalstroomnummers en documenten alsmede de financiële afwikkeling zijn in deze module opgenomen.

Met behulp van de module Afval is het mogelijk om antwoord te geven op vragen als:

• Welke afdelingen produceren welke soorten en hoeveelheden afval op jaarbasis?
• Met welke afvalverwerkers werkt de organisatie samen voor welke afvalstoffen en met welke afvalstroomnummers
• In welke hoeveelheid en welk afval is er aanwezig binnen de organisatie?

Met behulp van de module Informatieportal is het mogelijk om de gevaren en risico’s over gevaarlijke stoffen op een laagdrempelige manier te delen met de medewerkers zonder dat zij deze kunnen wijzigen.

Met behulp van het informatieportal is het onder andere mogelijk om:

• Opzoeken van gevaarlijke stoffen binnen de organisatie
• Het eenvoudig per stof beschikbaar stellen van een veiligheidsinformatieblad, werkplekinstructiekaart of andere documenten
• Medewerkers in één oogopslag te informeren over in hoeverre een stof voorkomt op diverse stoffenlijsten
• Medewerkers inzicht te geven over de voorraad van stoffen per locatie