Bij het registreren van (bijna) ongevallen is mogelijk om een groot aantal gegevens vast te leggen. Hierbij kan gedacht worden aan bijvoorbeeld:

Wie heeft het incident gemeld, en wie heeft het ingevoerd?

Binnen welke vestiging vond het incident plaats?

Wat voor soort incident was het: een gevaarlijke situatie, een bijna ongeval of een ongeval met slachtoffer?

• Hierbij kun je de definities zelf opstellen.
• Waar en wanneer vond het ongeval plaats?
• Wie was het slachtoffer?
• Gegevens over het slachtoffer zoals personalia, functie, type dienst (middagdienst, avonddienst etc.), ervaringsniveau, veiligheidsopleiding, enzovoorts.
• Waren er getuigen?
• Welk letsel is er opgelopen?
• Welke lichaamsdelen zijn er bij betrokken?
• Waren er getuigen?
• Wat was de reden?
• Welke oorzaken lagen er aan ten grondslag, waarbij diversie categorieën te benoemen zijn zoals menselijke factoren, management, technische oorzaken, methodes en materiaal?
• Welke maatregelen zijn of worden er getroffen?
• Is er geëvalueerd met het slachtoffer, en wat bleek uit die evaluatie?
• Natuurlijk kan men ook bijlagen zoals foto’s bijvoegen. Het vastleggen van deze grote variëteit aan gegevens maakt dat je nadien ook uitgebreid kunt analyseren op deze elementen. Zo kun je zien welk letsel het meest voorkomt, welke locatie de meeste ongevallen kent, maar ook welke oorzaken vaak ten grondslag liggen aan de incidenten.

Zowel de gebruikersinterface InciView als de informatie in de applicatie zijn beschikbaar in de talen Nederlands, Engels, Duits en Frans. Alle gegevens kunnen ingevoerd worden in de eerder genoemde talen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om de informatie van een (bijna) ongeval direct te vertalen van het Nederlands naar het Engels of Duits. Iemand die de applicatie in het Engels gebruikt, ziet de Engelse omschrijving staan; iemand uit Duitsland de Duitse omschrijving. Deze meertaligheid wordt overal in de applicatie ondersteund. Ook rapportages worden weergegeven in de taal van de gebruiker.

Iedere organisatie is uniek, en de rechten die zij willen uitdelen aan hun gebruikers zijn dat vaak ook. Daarom is het systeem voorzien van een flexibel in te richten en uitgebreide autorisatiestructuur. Zo kan er bijvoorbeeld worden ingeregeld dat:

• Gebruikers maar specifieke velden mogen aanpassen en/of zien
• Gebruikers alle rapportages kunnen zien, slechts een enkele of helemaal geen
• Gebruikers doelstellingen mogen invullen
• Gebruikers verzuimcijfers mogen invullen
• Rechten kunnen uitgedeeld worden op:
• Ieder element zoals vestiging, doelstelling, incident, functie, et cetera
• Individuele velden zoals leeftijd, telefoonnummer, locatie
• Menuopties: is een optie wel of niet toegankelijk
• Rapportages

Breng eenvoudig andere collega’s binnen de organisatie op de hoogte van een (bijna) ongeval. Het systeem laat zich hier eenvoudig voor inrichten zodat er mails naar specifieke personen worden gestuurd indien zich een bepaalde situatie voordoet. Bij het aanmaken van één of meerdere profielen kan onderstaande worden ingeregeld:

• Wanneer er een mail verstuurd wordt: bij het invoeren van een nieuw incident, of ook bij het wijzigen daarvan
• Voor welk soort incidenten deze instellingen gelden: incidenten met verzuim, incidenten met een slachtoffer, bijna ongevallen et cetera
• Voor welke vestigingen deze instellingen gelden
• Voor welke personen deze instellingen gelden.

Op deze manier is het eenvoudig in te regelen dat bijvoorbeeld managementleden een e-mail ontvangen wanneer er een (bijna) ongeval is opgevoerd, waarbij er een slachtoffer te onderkennen is en welke EHBO deze werknemer op de werkvloer heeft gehad; bij welke vestiging dit heeft plaatsgevonden en de geselecteerde voorkeurstaal van de geadresseerde.

Het systeem kent een grote variëteit aan standaard rapportages. Denk hierbij aan:

• Verzuimongevallen en ongevalsgraad
• Lopende verbetermaatregelen
• Nog af te ronden ongevallen
• Arbo overzicht
• Nog te analyseren ongevallen
• (Bijna) Ongevallen

Waar van toepassing worden in deze rapportages de cijfers verduidelijkt met behulp van grafieken. Ieder van deze rapportages kunt u exporteren naar formaten als PDF, Excel, Word en HTML.

Wanneer een incident zich voordoet is wenselijk om dit snel mogelijk kenbaar te maken aan de collega’s binnen de organisatie. In dat geval is er zelden een computer in de buurt om een (bijna) ongeval in te voeren in de applicatie.

Met InciView is het mogelijk om een (bijna) ongeval ook in te voeren met behulp van een smartphone of tablet. Ook is het mogelijk om direct foto’s te uploaden om de context van een (bijna) ongeval te verduidelijken. De gebruikersinterface van de applicatie wordt automatisch aangepast een de grootte van het scherm, zodat er zoveel mogelijk relevante informatie zichtbaar is en deze goed leesbaar blijft. Op een later tijdstip is het mogelijk om de gegevens over een (bijna) ongeval later verder aan de vullen via een computer.